SAP Fiori Textassistent im Einkaufskontrakt
Standardisierte Textbausteine in S/4HANA –
effizient, fehlerfrei und Clean-Core-konform
Ausgangssituation: Manuelle Textpflege im Einkauf
Die Verwendung von wiederkehrenden Texten, wie man sie aus der „alten“ Textverwaltung in der Transaktion SO10 kennt, ist in den neuen Fiori Apps derzeit noch nicht möglich. Das ist ein großes Problem, da durch den erheblichen Mehraufwand bei der Textverwaltung zum einen die Benutzerakzeptanz sinkt und zum anderen die Prozesse nicht mehr effizient ablaufen und es gegebenen falls zu Inkonsistenzen kommen kann. Derzeit fehlt im SAP-Standard eine nahtlose Integration, um zentral verwaltete Texte komfortabel in der Fiori-Oberfläche zu nutzen. Dieser fehlende Zugriff zwingt die Anwender zu ständigen Systemwechseln zwischen der klassischen GUI-Transaktion und der neuen App-Umgebung. Genau hier setzt der Fiori Textassistent an.
Sehen Sie jetzt die Aufzeichnung der compactSession von Mustafa Ali Abdi und Reda Hamrani: Automatisierte Standardtexte auf Knopfdruck – sparen sie Zeit und vermeiden Fehler!
Zielbild: Standardisierte Textverwaltung direkt in Fiori
Der Text stellt eine innovative Lösung vor, die klassische SAP-Textbausteine aus der GUI-Transaktion SO10 direkt in SAP Fiori nutzbar macht. Dadurch gehört fehleranfällige und manuelle Copy-Paste der Vergangenheit an. Stattdessen profitieren Einkäufer von einer automatisierten, konsistenten Textnutzung, die nicht nur die Effizienz steigert, sondern auch die User Experience und die Prozesssicherheit spürbar verbessert.
Technisch wird dies gelöst, indem vordefinierte Texte und Vorlagen nahtlos in den Notizen-Bereich von Fiori-Apps wie „Einkaufskontrakt verwalten“ integriert werden. Anwender können diese Bausteine bequem per Mausklick abrufen, ohne die App wechseln oder den aktuellen Prozess verlassen zu müssen. So entsteht eine moderne Textverwaltung, die die intuitive Fiori-Oberfläche mit bewährten SAP-Mechanismen vereint.
Zwei Kernfunktionen: Notizen und Vorlagen
Die Lösung stellt zwei zentrale Funktionen bereit:
1. Notizen (Textbausteine)
Einzelne, in der Transaktion SO10 gepflegte Textbausteine können über eine Dropdown-Auswahl direkt in den Einkaufskontrakt eingefügt werden.
Der Anwender wählt den gewünschten Textbaustein aus und fügt ihn mit einem Klick hinzu.
Die Texte können anschließend flexibel:
- bearbeitet
- angepasst
- oder gelöscht werden.
Die Texte werden dabei direkt aus dem Backend gelesen und korrekt sowie konsistent eingefügt – ohne manuelles Kopieren oder Abtippen.
2. Vorlagen
Vorlagen bestehen aus einer Kombination mehrerer Notizen (Textbausteine). Damit können komplette Textsets – z. B. für bestimmte Vertragsarten oder Szenarien – in einem Schritt eingefügt werden.
Wichtige Eigenschaften:
- mehrere Notizen kombinierbar
- definierbare Reihenfolge der Bausteine
- schnelle Wiederverwendbarkeit standardisierter Inhalte
Dadurch wird aus einer manuellen Textpflege ein standardisierter und reproduzierbarer Prozess.
Erstellung und Pflege der Textbausteine
Für die Anlage stehen separate Fiori-Apps zur Verfügung:
- App zur Erstellung einzelner Notizen
- App zur Erstellung von Vorlagen
Beim Anlegen einer Notiz werden folgende Informationen definiert:
- Referenz auf den SO10-Textbaustein
- Name und Beschreibung
- Zuordnung zu einer Notizart (z. B. Versandhinweis)
Über eine integrierte Suchhilfe können vorhandene Textbausteine gefiltert und ausgewählt werden. Die Pflege erfolgt damit strukturiert, transparent und benutzerfreundlich. Vorlagen werden analog erstellt, indem mehrere Notizen kombiniert und in eine definierte Reihenfolge gebracht werden. Nach dem Speichern stehen neue Notizen und Vorlagen unmittelbar in der Fiori-App zur Verfügung.
Zentrale Aktualisierung und automatische Synchronisierung
Ein wesentlicher Vorteil der Lösung ist die zentrale Steuerung. Wird ein Textbaustein in SO10 geändert, wird diese Änderung automatisch in der Fiori-App übernommen.
Das bedeutet:
- Keine doppelte Pflege
- Keine veralteten Textversionen
- Einheitliche Formulierungen im gesamten Unternehmen
Alle Nutzer greifen jederzeit auf die aktuelle Version der Textbausteine zu.
Mehrwert für den Einkauf
Der Fiori Textassistent bietet mehrere konkrete Vorteile:
Zeitersparnis
Wiederkehrende Texte werden in Sekunden eingefügt, anstatt manuell erfasst zu werden.
Fehlervermeidung
Standardisierte Bausteine reduzieren Tippfehler und inkonsistente Formulierungen.
Einheitliche Kommunikation
Alle Anwender greifen auf identische Textvorlagen zurück.
Benutzerfreundlichkeit
Die Integration erfolgt direkt in der bestehenden Fiori-Oberfläche.
Mehrsprachigkeit
Die Lösung ist sprachübergreifend einsetzbar.
Clean-Core-konforme Umsetzung
Die Erweiterung erfüllt vollständig die Clean-Core-Vorgaben. Sie verändert den SAP-Standard nicht und bleibt auch nach Updates bestehen. Dadurch lassen sich alle regulären SAP-Updates problemlos einspielen. Die Lösung funktioniert sowohl On-Premise als auch in der Cloud. In der Public Cloud können Kunden zusätzlich eigene Textinhalte per Upload bereitstellen, wenn noch keine Textbausteine im System vorhanden sind. Durch die Clean-Core-konforme Digitalisierung Ihrer Textverwaltung reduzieren Sie technische Altlasten deutlich. Der Einkauf arbeitet effizienter, während die IT spürbar entlastet wird, weil eigene, wartungsintensive Entwicklungen entfallen. So bleiben Sie flexibel und können schnell auf Marktanforderungen oder neue Cloud-Funktionen reagieren.
Übertragbarkeit auf weitere Fiori-Apps
Derzeit ist die Lösung auf Einkaufskontrakte begrenzt, wird jedoch schrittweise für weitere Fiori-Apps bereitgestellt. Obwohl das Beispiel im Einkaufskontext gezeigt wurde, lässt sich das Konzept problemlos in jede beliebige Fiori-Anwendung integrieren. Die Funktionsweise bleibt gleich: zentrale Textbausteine aus dem Backend werden direkt in der Fiori-Oberfläche verfügbar gemacht. So kann das Prinzip perspektivisch auf zusätzliche Geschäftsprozesse ausgeweitet werden.
Fazit: Effiziente Textverwaltung ohne Medienbruch
Die manuelle Pflege wiederkehrender Texte in Einkaufskontrakten ist zeitintensiv und fehleranfällig. Der Fiori Textassistent schließt die Lücke zwischen klassischer SO10-Textverwaltung und moderner Fiori-Oberfläche.
Durch die Kombination aus:
- zentral gepflegten Textbausteinen
- vorgefertigten Vorlagen
- direkter Integration in Fiori
- automatischer Synchronisierung
- Clean-Core-Konformität
entsteht eine Lösung, die Prozesse vereinfacht, Standardisierung fördert und gleichzeitig upgrade-sicher bleibt.
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